よくある質問

ファイルガードメールを使用していく上でよくあるご質問をまとめています。
分からないことがあるときはまずこちらをご参照下さい。

ファイルガード・メールのコンセプトは?

不注意に対するセキュリティと今までと何ら変わらない手順のままの簡易な方法で添付ファイルとしたデータの漏洩を守ると言うものです。(暗号解読技術に完璧に対応するものではありません)

インストールできません【その1】

WindowsXP SP2 をご利用の場合、インストーラーを認識しない設定になっている可能性も考えられます。 詳細につきましてはWindowsXP SP2使用説明書をご参照ください。場合によりましては、WindowsXP SP2をアンインストールすると正常にインストールできる可能性もございます。その後、WindowsXP SP2 を再インストールしてください。

インストールできません【その2】

ウイルス対策ソフトをご利用の場合、インストーラーを認識しない設定になっている可能性も考えられます。詳細につきましてはウイルスソフト使用説明書をご参照ください。場合によりましては、ウイルス対策ソフトをアンインストールすると正常にインストールできると可能性もございます。 その後、ウイルス対策ソフトを再インストールしてください。

インストールできません【その3】

ご使用のパソコンが自動インストールの禁止設定になって可能性が考えられます。詳細はパソコンの取り扱い説明書をご参照ください。設定を解除すると正常にインストールできる可能性もございます。

インストールできません【その4】

以前にパソコンの設定の変更をされていませんか。?
設定変更の場合、見えないところでエラーが発生することがあります。その場合、OSを再インストールされると解決する可能性があります。

文字の書き込みができません

ご使用パソコンキーボードの NumLK ボタンを(無意識に)押しているためと思われます。 この場合、NumLK ボタンを再度押して解除してください。

複数のアドレス(アカウント)を設定していますが、ひとつだけしか受信しません

FileGuard Mailでは違うアカウント同士のメールの移動、振り分けなどが自由にできるようにするためにアカウント毎にツリーが分かれるという形式は、あえて採用しておりません。そのためにすべてのアカウントで「郵便受け」「送信箱」などが兼用されます。

受信者の解凍ソフトが不調でファイル添付送信時、自動(強制)暗号化を解除したいのですが

緊急時の使用に限定してください。
まず、【ツール】【アカウントの設定】で書き込み欄最下段の【ファイルガードのパスワード】を消去してください。
送信文にファイルを添付して送信しようとすると警告ダイアログが表示されます。ここで右上の×を押すと「パスワードをキャンセルすると、添付ファイルは暗号化されません。よろしいですか?」と表示されます。【はい】で暗号化せずに送信できます。

多数のデータを送信したら、送信先からいちいち解凍するのが面倒と言われました

データ数が多い場合はフォルダを作成し、作成したフォルダの中にすべてのデータを入れ、圧縮ソフトで圧縮(Zipを推奨)して圧縮したZipファイルをメールに添付してください。(この場合、受信者の解凍作業は暗号化Zipの解凍と解凍されたZipファイルの解凍の2度になります)

接続できません【その1】

アカウント情報の書き込み事項がプロバイダーによってマチマチです。 ご利用のプロバイダーにお問い合わせください。

接続できません【その2】

メール接続パスワードを変更したことがありませんか?
以外に多いのが、メール接続のパスワードを変更されたこと自体を忘れている場合です。

接続できません【その3】

ウイルス対策ソフトをご利用の場合、インターネット セキュリティをブロックする設定になっている可能性がございます。設定を一旦変更するか、場合によりましてはアンインストールすると接続できる可能性もございます。 接続できましたら、ウイルス対策ソフトの設定を再度変更するか再インストールしてください。

複数のアドレスを設定しています。どのアドレスで受信したのか、ひと目で判る方法はありますか?

受信したアドレス(アカウント)がひと目で判るように色分けします。
アドレス(アカウント)別に色を選択すると、受信欄に受信通知が来たときに、どのアドレス(アカウント)で受信したのかが簡単に判ります。

送信先ごとにパスワードを変更したいのですが

【ツール】【暗号化パスワード】【追加】で送信先ごとのパスワードを設定してください。 送信する時にパスワード入力が出ますのでプルダウンから送信先を選択してください。

ツリー部分のファイルの移動はできませんか?

移動したいフォルダを選択し、移動したい場所にドラッグ&ドロップすると、ダイアログが表示されます。ご希望の項目を選択して完了です。

送信先に開封確認通知を要求したいのですが

作成から【メールエディタ】→【ツール】→【開封確認通知をリクエスト】にチェックを入れてください。下段に赤い矢印つきのアイコンが表示されます。ただし、送信先が開封確認通知の設定をONにしている場合のみ機能します。

メールボックスが一杯で送受信できません

メールサーバの容量を超えています。メールサーバにあるメールを削除してください。【メール】→【選択受信】でメールサーバを呼び出して削除します。
基本的には次の方法で回避できます。
メールサーバーに残す必要が無い場合は【ツール】→【アカウント設定】→【受信設定】→【メールをサーバーに残す】のチェックを外してください。または【受信後〔0〕日経過したメールは削除する】の〔 〕に0以外の数字を入れてください。

迷惑メールを振り分けでイチイチ設定すると面倒です。簡単にできませんか?

まず、【アドレス帳】の任意の場所に【迷惑メール】というグループを作成します。このグループを【振り分け】【メールを振り分けに登録】で以下のように登録します。

ヘッダー項目:From(差出人)
文字列:%GL$迷惑メール$% ← 記号も含めて、この通りに書き込んでください。
メールサーバから削除:ON
メールを受信しない:ON
で登録します。 今後受信したくないメールを受け取ったときには、メールを選んで右ボタンメニューの「送信者をアドレス帳に登録」で、グループ「迷惑メール」に登録します。

ヘッダーに【MEIWAKU】と記載されたメールを【振り分けの設定で】で【受信×】にしているのですが、受信して自分で指定したフォルダに振り分けられています

受信するかどうかのチェックは、メール本文のデータを受信する前にヘッダーの情報だけ受信して、それを解析して判断しています。
ウィルスチェッカーを起動している場合、この段階では、件名やヘッダーに[MEIWAKU]などが付いていないようです。ウィルスチェッカーは、本文のデータで判断しているようです。、受信するかどうかのチェックをする段階では、[MEIWAKU}が書き込まれていないのでこのチェックに引っかからずに受信します。本文まで受信したあとのファイルガード・メールの振り分け判定で条件が合致して振り分けられています。

メールリストの色の未読カラーを変更すると、未読メールの太字設定ができなくなります

未読の色と既読の色が同じ場合にのみ、未読が太字になります。 違う色ですと、未読も標準の太さになります。

どのような場合に誤送信があるのですか?

あッ、しまった!!
【アドレス誤記】、【アドレス帳作成時の誤記】、【思い込みによるアドレス違い】、【クリックの瞬間にカーソルがズレて】・・このような場合に誤送信が発生しています。

使用方法が面倒なのでは?

従来のメールと何ら変わらず、手順の追加など全くありません。

購入したいのですが

お求め方法と販売価格は【販売会社】にお問い合わせください。

SMTPサーバーやPOPサーバーは簡単に言うと何のことですか?

SMTPはメールを送信する場合やサーバー間のやりとりに使います。簡単に言うと郵便ポストと考えてください。(送信者が送信したメールを受信者アドレスを元にPOPサーバーに問い合わせ、アドレスが存在する場合にPOPサーバーに送信します)
POPはメールを受信するサーバーです。私書箱と考えてください。(送信されたメールを受信者がメールソフトで受信作業をするまで保管しています)

送信エラーがでます

設定事項に間違いはありませんか?
再度見直してください。
設定が正しくてエラー表示がでましたら、インターネット接続の問題だと思われます。ご契約されているプロパイダーにお問い合わせください。

送信しようとしたら【SMTP Error Code(0)】と表示され送信できません

サーバー混雑が考えられます。しばらくして再度送信してみてください。
あるいは、使用者のご契約プロバイダー(サーバ)が 【POP Before SMTP 】(一度受信した後でないと送信できない)設定になっている場合がございます。 【ツール】【アカウントの設定】【アカウント情報】【送信設定】で 【POP Before SMTP】にチェックを入れてください。それでも送信出来ない場合はご契約されているプロバイターにお問い合わせください。

ファイルガード・メールにはどのような特徴があるのですか?

最大の特徴は、暗号化設定をいたしますと、送信する添付ファイル全てに自動的に暗号化(オートロック)を図ります。 受信者には鍵が掛かった状態で送信されます。送信前または送信後に告知されるパスワードで開錠します。

重要なデータで無いので暗号化を図らなくても良いのですが

重要度に関係なく、データのセキュリティは必要だと考えてください。
面倒と思われますが、現在ではホテルのドアは自動ロック、マンションの入り口もオートロックが主流です。
弊社では、万一のことを考えるのがセキュリティの原点だと考えております。
しかし、どうしてもと思われるご利用者は暗号化無しでの使用も可能です。
(弊社ではオートロックを強くお勧めいたします。)

重要なデータで無い場合もありますので送信の度に暗号化しますか?【はい、いいえ】と問い合わせてくるようになりませんか?

重要度に関係なく、データのセキュリティは必要だと考えてください。
ここで【はい、いいえ】と問い合わせると不注意で【いいえ】を選択する可能性があります。これでは不注意に対するセキュリティになりません。本ソフトは不注意に対するセキュリティが最大の特徴なのです。

フォルダの添付送信ができません

ファルダ単位の暗号化ですと、ある程度知識が有ればファルダの中(データ)を容易に覗けます。本ソフトはデータをガードしての送信を想定しています。
フォルダを添付する場合は面倒でしょうが一度圧縮ソフトで圧縮の後、添付してください。

写真の暗号化送信は可能ですか?

写真もデータですので暗号化送信出来ます。

ファイルを添付するのに送信先を必ず確認しています。誤送信があるのでしょうか?

毎日膨大なデータ資料がファイルとして添付されてメール送信されています。 その中で多数の誤送信が発生しているのが現状です。

圧縮とはどういう意味ですか?

データ送信する場合に壊すことなくファイルサイズを軽くします。それが圧縮です。

受信先より圧縮ファイルが開けないと連絡がありました【その1】

受信者使用のパソコンに解凍ソフトがインストールされていないことが考えられます。 この場合、フリー(無料)または有料の(圧縮)解凍ソフトをインターネットでダウンロード後、インストールしてください。 圧縮解凍ソフトはインターネット検索でお調べください。なお、圧縮解凍ソフトによりましては、ご使用のWindowsのバージョンに未対応のままで解凍できないものもあります。その場合、他の圧縮解凍ソフトをお試しください。

受信先より圧縮ファイルが開けないと連絡がありました【その2】

受信者使用のメールソフトがウィルス対策のためファイルを保存したり開いたりしない設定になっていませんか。受信者のメールソフトの【ツール】→【オプション】→【セキュリティ】項目で【ウイルスの可能性がある添付ファイルを保存したり開いたりしない】のチェックを外してください。

送信先より、いちいちパスワードで開くのは面倒だと言われました

暗号化しなくても送信は可能です。 しかし、面倒でも個人、企業情報漏洩防御の観点から、全てのデータを暗号化されることを強く推奨いたします。

添付ファイルが自動暗号化されるとどのようなメリットがあるのですか?

誤送信された場合、ファイルとして添付されたデータ(資料)によっては漏洩により、深刻な問題が発生しています。
このような重大な問題が防止できます。

どのようにして暗号化されるのですか?

データや写真などのファイルをメールに添付する場合、送信時に送信者の意思に関わらず自動(強制)的に圧縮し、暗号化を図ります。

暗号化を図るにはパスワードが必要ですか?

必ず設定が必要です。パスワード設定は簡単に行えます。

パスワードの告知方法は?

送信前または送信後にメール、電話、面談、封書などにより告知してください。
なお、安全を期すため、パスワードと添付ファイルを同時に送信するのは避けてください。ただし、受信者のみ正解可能なヒント方式での同送は可能です。(例 おなたの○○は何ですか?)
受信者より指定されましたパスワードで送信されますと、より安全です。

誤送信での受信者が正規受信者になりすましてパスワードの告知を求めてきませんか?

なりすましは法で禁じられています。また、誤送信先も調査すれば直ぐに判明いたします。価値も分らない添付ファイルを、危険まで犯して閲覧するかどうかの問題です。

受信者はどのようにして暗号復元するのですか?

送信者より告知されるパスワード入力によって暗号解除されます。

送信先毎にパスワードが変えられますか?

送信時毎にパスワード設定を変更してください。

送信先毎にパスワードを変更するのが面倒なのですが

同じパスワードでも良ければ構いません。しかし、車が5台ある場合、同じ鍵にしないのと同様に個別パスワードが適当かと思われます。

メール本文は暗号化できないのですか?

メール本文の暗号化は考えておりません。
誤送信時に受信者に暗号化された訳の分らないメールを送信すると不安感を与えてしまう恐れがあるからです。
本文の暗号化を図る場合は本文記入欄は使用せず、ワードやメモ帳等で作成し、データとして任意の場所に保存後、添付ファイルとして送信してください。

第三者による暗号解読は大丈夫ですか?

高度の暗号解読技術への完璧な対応は、どのような暗号でも完璧にはいきません。
本ソフトは通常使用する範疇で、誤送信による最低限のセキュリティを施すものです。通常、パスワードは4桁程度からですが、解読対策のためには8桁以上で大小アルファベットと半角数字を混載させるなどの対策を施して(例【BG7685bt】など)ください。なお、高度な秘密書類は直接手渡しするのが本来の方法でしょう。

受信先より本文が文字化けしていると連絡がありました。どうしたら良いのですか?

受信先のご使用メールソフトにより文字化けの可能性がございます。文字化けしましたら、受信先のメールソフトの【表示】を選択し【エンコード】で【日本語(自動選択)】を選択してください。
(メールソフトにより、【エンコード】の設置箇所が違う場合もあります。)

Outlook Expressのアドレス帳の読み込み方法は?

(1)移動する前にOutlook Expressのアドレス帳のサブフォルダーの項目をメインフォルダーに移動してください。
(2)Outlook Expressのメニュー「ファイル/エクスポート/アドレス帳」で出力形式を「テキストファイル(CSV)」を選んで「表示名」「電子メールアドレス」「メモ」を選んで出力する。(e-mailと名前とメモだけのチェックにして、他の項目のチェックは全て外してください)
(3)出力したCSVファイルをExcelで開き、フィールドの順序を列を並び変えて※「電子メールアドレス」「表示名」「メモ」の順番に変更する。
(4)Excelの「名前を付けて保存」で「テキスト(タブ区切り)(*.txt)」を選んで保存。
(5)FileGuard Mailのアドレス帳を開いて、ツリーで右クリックして表示されるメニューの「読み込み」で保存したファイルを読み込みます。元の項目毎に新規フォルダを作成し移動してください。
ただし、面倒でも再確認のためにアドレス帳に打ち込み直しすることをお勧めいたします。
※なお、(2)の手順が判らない場合=フィールド上部の【B】を選択して右クリックで「切り取り」、【A】を選択して「切り取ったセルの挿入」で完了。

Outlook Expressからデータの読み込み方法は?

(1)デスクトップ等にOutlook Expressのデータを保存するフォルダを作成。
(2)Outlook Expressから移動するデータを※選択し、(1)で作成したフォルダにドラッグ&ドロップします。
(3)FileGuard Mail でアドレス帳にデータをインポートしたいフォルダを作成します。(既成のフォルダでも良い)
(4)FileGuard Mailでメニューの「ファイル/メールのインポート」を選択し、「読み込むデータ形式」で【 eml形式】を選択、「フォルダを指定して、その中の拡張子 emlのファイルを全て読み込む」にチェックを入れ、(1)で作成したフォルダを指定し、データを読み込みます。
この作業をフォルダ(トレイ)単位で行ってください。
なお、(1)で作成したフォルダは削除して構いません。
※データとは、Outlook Expressの起動画面のリストビューにある【送信者、件名、送信日時・・・】の欄にあるデータのことです。【Ctrl】プラス【A】で全選択し、(1)で作成したファイルにドラッグ&ドロップします。

Outlook Express以外のメーラーからデータの読み込み方法は?

Outlook Express以外の、メーラーでは MBOX形式、あるいは区切り文字を指定してインポートすることができます。
従来のメーラーからMBOX形式でエクスポートして、FileGuard MailでMBOX形式で インポートしてください。
EdMaxなどでは区切り文字を「(改行).(改行)」という設定もあるようです。
Becky Ver2のメールファイルはもともと区切り文字が「(改行).(改行)」ですの でFileGuard Mailでインポート時に「読み込む形式」で「その他[区切り文字を 指定して読み込む]」を選んで「(改行).(改行)」を指定して読み込むことができ ます。

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